「中山間直払い事務アプリ」の概要・効率化のポイント

このアプリは、中山間地域等直接支払制度の事務作業を効率化するために開発されました。

日報、支出、予算などの情報を、パソコン・スマホ・タブレットのアプリから入力し、自動で提出書類を作成できます。

これまでExcelで提出書類を一つずつ作っていた場合、その作業がすべてなくなります。やることは直感的に操作できるアプリの管理画面からの入力のみとなります。

この記事では、「中山間直払いアプリ」の概要や効率化できるポイントについて紹介します。

自動作成できるファイル

このアプリで自動で作成できる提出書類は、以下の合計13種類です。

提出書類は提出書類はすべて市に提出するフォーマットで作成され、「PDFファイル」または「エクセルファイル」で出力されます。提出前のチェックは、使い慣れたエクセルで行いたいという方にも安心です。

効率化のイメージ

次に事務効率化のイメージを「支払事務」「日報作成事務」の2つのシーンから紹介します。

「支払事務」のイメージ

支払事務をエクセルのみで行う場合、一つの支出に対して「領収書台紙」「項目別支払書」「個人支払一覧」「収支報告書」などの複数のファイルに、「金額」や「支払日」などを何度も転記する必要がありました。

しかしアプリを使用することで、一回の情報の入力で、すべての提出書類に自動で入力されるため、手間が減り、転記ミスもなくなります。以下の図の通り、作業は4つから1つに減ります。

日報作成事務のイメージ

日報作成は、参加者の入力や写真の添付など非常に煩雑な事務です。さらに日当の支払が発生する活動があった場合は、さらに「個人支払一覧」や「項目別支払調書」の作成や転記が必要でした。

しかしアプリを使用すれば、日報の作成だけでなく、日当支払に関する項目別支払調書の作成など支払事務も、一度のアプリからの入力で済みます。以下の図の通り、作業は7つから1つに減ります。

利用シーン

アプリの利便性をイメージしていただくため、実際の利用イメージもご紹介します。

利用イメージ①現場でスマホ入力

日報の作成に関しては次のような利用が想定できます。

多くの集落協定では、何か活動を行う際に、紙の日報報告用紙に手書きで入力して、会計さんや広域協定の事務局に提出しているところが多いのではないでしょうか。

このアプリを導入することで、活動現場でスマホから日報に必要な情報を入力できます。アプリから入力すると自動で市に提出する書式で日報が作成されるため、会計さんや広域協定事務局の仕事は、内容を確認して、印刷するだけになります。

利用イメージ②事務方がPCのアプリで入力

次の利用イメージは、スマホからの入力が難しい場合です。いきなりスマホから日報出してくれと言われてもとまどう方も多いと思います。

その場合、これまでとおり紙で会計さんや広域協定事務局に提出する形でも問題ありません。それでも会計さんや広域協定事務局は、アプリの画面から簡単に情報を入力できて、市提出フォーマットの各種書類を自動で出力できるため、大幅な省力化になります。

利用イメージ③集落の会計さんと広域協定事務局で簡単現状共有

また支出や活動状況の共有でも大きな効果を発揮します。会計さんや広域協定事務局が入力した支出や日報のデータをリアルタイムで、スマホ・タブレット・PCで誰も確認できるため、情報の共有も大きく効率化されます。

注意点

このように、アプリを利用することで、事務の大幅な効率化が可能です。注意点としては、書類の出力の際にはインターネットへの接続が必要な点です。