「活動ボード（日報）」の使い方【中山間直払い事務アプリ】

こちらでは「活動ボード」の「日報」について以下の内容を説明します。

• 日報画面の見方
• 日報の入力手順
• 日報（作業者）の修正方法
• 日報等のPDF出力の手順

日報の画面

活動ボードでは「日報」の一覧が一番左に表示されています。以下は入力後の画面です。

入力後それぞれの活動行をクリックすると、詳細画面に遷移します。

日報の入力

日報は入力箇所が多いため分割して説明します。

1. 基礎情報・作業概要の入力

まずは「基礎情報」と「作業概要」です。

基礎情報の入力内容

基礎情報の入力内容は以下の2点です。

年度	入力時点の年度が自動で入力されています。
記載者氏名	提出する日報に記載する記載者氏名を選んでください。

作業概要の入力内容

項目	設定されている項目を選んでください。
対応する事業実施計画	入力する活動に対応する事業実施計画がある場合は選択してください。活動が「必須」で、日報がない場合に「計画ボード」にアラートが表示されます。
活動内容	活動名を入力してください。
作業日	作業日を入力してください。
天候	天候を選んでください。

2. 作業者・作業単価の入力

次に活動に参加した「作業者」を入力します。

入力内容は以下のとおりです。

参加者グループ	「構成員ボード」で選んだ「地域」、「役員」、「全員」がから選択します。選択すると次の「作業者一括追加」に該当する構成員のみ表示されます。こちらは選択しなくても問題ありません。
作業者（一括追加）	作業者を一括で選択します。
人数 ※入力不要	作業者を選択すると自動で人数が入力されます。
作業単価	日当の単価を入力してください。初期値として「1200（円）」が入っています。日当を支払わない活動の場合は必ず「0」を入力してください。

こちらの注意点は、作業単価で日当を支払わない活動は「0」を入力することです。日当の支払がないにも関わらず、単価が1200円のままだと、個人支払一覧等の書類に時間×単価が入力されてしまいます。

3. 作業時間の入力

次に作業時間を入力します。こちらから入力すると作業者全員に同じ時間になります。作業者によって時間が異なる場合でも、いったんこちらでは一括で時間を入力してください。個々人の時間はあとで変更できます。

こちらは「開始時間」と「終了時間」を入力すると、自動で「合計時間」が表示されました。こちらの注意点は「24時間表記」で入力することです。提出書類の「日報」では自動で「午前」「午後」に分かれて表記されます。

4. 機械の使用の入力（機械の使用がある場合）

次に機械の使用を入力します。活動の中で「草刈り機」や「チェンソー」を使い、作業者に使用料を支払う場合に記入してください。機械借り上げの支払がない場合は未記入で問題ありません。

5. 写真の添付

活動写真を添付します。以下の入力画面の「カメラマーク」をクリックすると、パソコンやスマホのフォルダが立ち上がります。フォルダからドラック＆ドロップでも添付できます。

6. 議事録

「基礎情報・作業概要の入力」の「項目」で「会議」を選択した場合のみ、以下のフォームが表示されます。

入力内容は以下のとおりです。

場所	会議を行った場所を入力してください。
議題1～5	議題を入力してください。5つまで入力できます。
議事内容1～5	議題に対する議事内容（議事録）を入力してください。

作業者の修正方法

日報で入力した以下の内容は、すべての作業者に同じ情報が入力されています。

• （作業）開始時間
• （作業）終了時間
• （作業）単価
• （機械）使用の有無
• （機械）使用時間
• （機械）単価

作業者の中で、他の方とは上記の情報が異なる場合は、以下の方法で修正してください。

1. 日報の詳細ページを開く

「活動ボード」の日報一覧から修正したい活動の詳細ページを開いてください。詳細ページに中段に「作業者一覧」という表示があります。こちらの右下の「拡大する」をクリックしてください。

2. 作業者一覧ページから編集する

「拡大する」をクリックすると、該当の活動の作業者の一覧、右側に詳細画面が表示されます。修正したい方の詳細を開き右上の「編集」をクリックして、修正してください。

日報（日報・写真帳・機械使用・会議報告書）の出力

「活動ボード（日報）」からは以下の4つのファイルがダウンロードできます。

• 日報
• 写真帳
• 機械使用
• 会議報告書

1. ファイルの出力方法

ダウンロードは日報を保存後に、一覧からダウンロードしたい活動を選択してください。

活動を選択すると詳細画面が開きます。詳細画面の上部に「日報PDF出力」「会議報告書PDF出力」というボタンがあります。「日報PDF出力」をクリックすると「日報」「写真帳」「機械使用」のファイルが、「会議報告書PDF出力」をクリックすると「会議報告書」が生成されます。

クリックすると画面の右上に「同期」と表示されます。数秒で「同期完了」と表示されたらファイルが作成できました。

2. ファイルを開く方法

出力したファイルを開く方法は主に3つです。

活動の一覧から開く

ファイルを出力すると、日報の一覧画面にファイルのアイコンが表示されます。こちらのアイコンをクリックすると該当のファイルが開けます。

活動の詳細画面から開く

活動の詳細画面の下部に以下のようにファイルのリンクが表示されます。リンクをクリックすると、それぞれPDFファイルが開きます。

書類ボードから開く

ファイルは「書類ボード」からフォルダで開くことも可能です。「書類ボード」を開くと、一番下に「日報等」という行があります。こちらをクリックすると右側に詳細画面が表示され、フォルダのURLが表示されます。

ファルダのURLをクリックすると、以下のようにGoogleドライブの中の「日報フォルダ」が表示されます。

パソコンのローカルファルダでファイルを開きたい方は「Googleドライブデスクトップ版」のインストールが必要です。こちらは希望者にインストール方法を別途ご案内いたします。